Warum die Zusammenarbeit gut geplant sein muss
Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten entlastet Ihr Unternehmen, bringt aber auch organisatorische Aufgaben mit sich. Eine gut durchdachte Zusammenarbeit trägt entscheidend dazu bei, dass Datenschutz nicht als bürokratische Hürde, sondern als gelebter Bestandteil der Unternehmensprozesse verstanden wird. Mehr Informationen zur Rolle finden Sie hier: Externer Datenschutzbeauftragter.
Welche konkreten Tätigkeiten ein externer DSB übernimmt, können Sie im Beitrag „Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten“ nachlesen.
Zentrale Ansprechpartner im Unternehmen
Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die Benennung eines festen Ansprechpartners innerhalb des Unternehmens. Optimalerweise übernimmt diese Rolle ein Datenschutz-Koordinator. Dadurch entsteht eine klare Schnittstelle zwischen Ihrem Unternehmen und dem externen Datenschutzbeauftragten. Die Vorteile sind unter anderem:
- Kommunikationswege bleiben kurz und effizient
- Informationen werden gebündelt und zielgerichtet weitergegeben
- Verantwortlichkeiten sind eindeutig geregelt
Auch wenn kein offiziell benannter Datenschutz-Koordinator vorhanden ist, empfiehlt es sich, eine Person in leitender Position (z.B. IT oder Marketing) als erste Anlaufstelle zu definieren.
Regelmäßiger Austausch und Meetings
Der Umfang des Kontakts hängt stark von der Größe und Struktur Ihres Unternehmens ab. Bewährt haben sich:
- Ein fester „First Point of Contact“ für alltägliche Abstimmungen
- Regelmäßige Jour-Fixe, etwa quartalsweise, mit Abteilungsleitern und Geschäftsführung
- Ad-hoc-Kommunikation bei aktuellen Datenschutzfragen oder Vorfällen
So wird gewährleistet, dass Datenschutz nicht isoliert behandelt wird, sondern in alle relevanten Abteilungen hineingetragen wird. Nützlich ist hier auch die Auseinandersetzung mit der Frage: Datenschutzbeauftragter extern oder intern – was ist sinnvoller?
Technische und organisatorische Schnittstellen
Neben der persönlichen Kommunikation sind digitale Strukturen unverzichtbar. Sehr praktikabel ist es, die bereits bestehenden Cloud-Lösungen des Unternehmens einzubeziehen, beispielsweise Microsoft SharePoint. Dort kann eine Ordnerstruktur eingerichtet werden, die als „Datenschutz-Hub“ dient. In diesem finden sich unter anderem:
- Dokumentationen und Handlungsanweisungen
- Richtlinien wie Passwort- oder Remote-Work-Guidelines
- Vorlagen für Meldungen oder interne Anfragen
Wichtig ist, diesen Hub allen relevanten Personen zugänglich zu machen. So wissen Mitarbeiter jederzeit, wo sie Antworten finden und wie sie den Datenschutzbeauftragten erreichen können.
Individuelle Anpassung an Unternehmensbedürfnisse
Die Zusammenarbeit sollte immer am Unternehmen selbst ausgerichtet werden: Welche Systeme sind etabliert? Welche Kommunikationswege werden ohnehin genutzt? Indem bestehende Strukturen weiterentwickelt werden, senkt man Hürden und erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Diese positive Wahrnehmung ist entscheidend, denn nur so wird Datenschutz im Alltag tatsächlich gelebt und nicht als Hemmschuh empfunden.
Verantwortung klären
Auch wenn ein externer Datenschutzbeauftragter beratend zur Seite steht, bleibt die Verantwortung für die Umsetzung beim Unternehmen selbst. Deshalb ist es wichtig, die Rechte und Pflichten klar zu definieren. Vertiefende Informationen hierzu finden Sie unter: Rechte, Pflichten und Haftungsrisiken des Datenschutzbeauftragten.
Fazit
Die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten ist dann erfolgreich, wenn klare Ansprechpartner benannt, regelmäßige Austauschformate implementiert und gut zugängliche digitale Schnittstellen geschaffen werden. Auf diese Weise wird Datenschutz praktisch, effizient und nachhaltig ins Unternehmen integriert.
