Wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?
Bevor wir auf die Kosten eingehen, sollten Sie prüfen, ob Sie überhaupt zur Benennung verpflichtet sind. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße oder bei spezifischen Verarbeitungstätigkeiten ist ein Datenschutzbeauftragter gesetzlich vorgeschrieben. Mit unserem kostenfreien Quick-Check: Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten für mein Unternehmen? finden Sie schnell und einfach heraus, ob bei Ihnen eine Pflicht besteht. Sobald die Pflicht besteht, stellt sich unmittelbar die Frage: intern oder extern?
Kosten eines internen Datenschutzbeauftragten
Die Annahme liegt nahe, dass ein interner Datenschutzbeauftragter kostengünstiger ist, da er bereits im Unternehmen angestellt ist. Allerdings entstehen hier verschiedene „versteckte Kosten“, die leicht übersehen werden, darunter:
- Lohnkosten: Auch wenn der Mitarbeiter bereits beschäftigt ist, bindet er Kapazitäten, die an anderer Stelle fehlen.
- Fortbildungskosten: Datenschutzrecht erfordert kontinuierliche Weiterbildung, die Sie als Arbeitgeber finanzieren müssen.
- Kündigungsschutz: Ein interner Datenschutzbeauftragter genießt besonderen Kündigungsschutz – ein nicht zu unterschätzender Kosten- und Risikofaktor.
- Opportunitätskosten: Arbeitszeit fehlt im eigentlichen Aufgabenbereich. Gerade bei Fachkräften wie Softwareentwicklern oder Technikern führt dies oft zu Wertschöpfungsverlusten.
Eine detaillierte Übersicht, welche Kosten ein externer Datenschutzbeauftragter verursacht, finden Sie in diesem Fachbeitrag.
Risiken und Konflikte bei interner Besetzung
Neben den reinen Kosten sollten Sie auch die Konfliktpotenziale beachten. Ein interner Datenschutzbeauftragter muss häufig Entscheidungen treffen, die im Widerspruch zu Projekten von Kollegen stehen. Typisches Beispiel: Ein wichtiger Produkt-Launch wird datenschutzrechtlich kritisch bewertet.
Diese Situationen führen nicht selten zu Spannungen. Wenn der Datenschutzbeauftragte gleichzeitig ein enger Kollege ist, kann das zu Konflikten im Team, schlechter Stimmung oder sogar zu Personalfluktuation führen. Solche indirekten Kosten sind schwer zu kalkulieren, in der Praxis aber oftmals erheblich.
Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten
Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt andere Vorteile mit sich. Zwar ist die Vergütung meist in Form einer monatlichen Pauschale oder nach Projektaufwand zu bezahlen, dafür entfallen viele der versteckten Kosten:
- Keine Bindung interner Kapazitäten
- Keine zusätzlichen Fortbildungskosten, da der Externe sein Wissen selbst auf dem aktuellen Stand hält
- Kein Kündigungsschutz – Sie haben volle Flexibilität beim Wechsel
- Bessere Konfliktfähigkeit: Der externe Datenschutzbeauftragte hat die nötige Distanz, um kritische Entscheidungen sachlich durchzusetzen
Unterm Strich sind die Kosten dadurch häufig nicht höher als bei einem internen Beauftragten, teilweise sogar niedriger.
Fazit: Welche Variante lohnt sich?
Bei der Entscheidung „interner vs. externer Datenschutzbeauftragter – Kosten“ sollten Sie nicht nur die Lohnkosten im Blick haben. Interne Lösungen wirken auf den ersten Blick günstiger, verursachen aber oft hohe indirekte Kosten und organisatorische Belastungen. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist in vielen Fällen die wirtschaftlich sinnvollere und konfliktärmere Lösung.
Gerade wenn Sie nicht über umfangreiche eigene Datenschutzexpertise verfügen oder Ihr Team seine Ressourcen in andere Kernaufgaben stecken soll, empfiehlt sich die externe Variante. Damit sichern Sie nicht nur Rechtskonformität, sondern auch die Effizienz Ihres Unternehmens.
Einen umfassenderen Vergleich der Vor- und Nachteile finden Sie im Artikel „Datenschutzbeauftragter extern oder intern – was ist sinnvoller“.
